Wenn Gäste zum dritten Mal am Tag nach dem WLAN fragen

Ein Ferienhof im Schwarzwald mit acht Unterkünften, Tieren und einem Trekkingplatz bekommt jeden Tag dieselben Fragen: WLAN, Parken, Müll, späte Anreise. Ich habe für die Gastgeber eine Website mit eigener Verwaltung, einen digitalen Gastgeber im Chat und einen Gästeführer je Unterkunft erstellt. Hier zeige ich, was sich dadurch im Alltag ändert und wo die KI ihre Grenzen hat.

Das Problem

Die Gastgeber wollten ihre Website selbst besitzen und selbst pflegen: Preise, Fotos und Texte ändern, wann es ihnen passt.

Dazu die Fragen. WLAN, Parkplatz, Müllplatz, Hunde, Kettcars, Schlüsseltresor. Nicht kompliziert, aber jeden Tag, oft abends, oft am Telefon.

Was danach anders ist

Zuerst der Umzug. Die Website gehört heute dem Hof, läuft auf dem eigenen Hosting und ist dreisprachig.

Dann die Verwaltung. Die Gastgeber klicken in einen Text auf der echten Seite und tippen. Gespeichert wird von selbst. Preise, Telefonnummern und Kapazitäten stehen an einer Stelle unter „Hofdaten" und erscheinen überall, wo sie gebraucht werden. Veröffentlichen dauert rund eine Minute, jede frühere Fassung lässt sich wiederherstellen, Englisch und Französisch werden mitübersetzt.

Dann die Wissensbasis: Einträge zu Anreise, Unterkünften, Tieren, Hunden, Zahlung und Stornierung, ein Teil öffentlich, ein Teil nur für Gäste. Diese eine Quelle speist Chat, Suche und Gästeführer. Was die Gastgeber einmal pflegen, stimmt überall.

Der digitale Gastgeber ist ein Chat auf der Website, in Deutsch, Englisch und Französisch. Er antwortet nur aus der gepflegten Wissensbasis und den Hofdaten. Preise und Verfügbarkeit sagt er nie zu, sondern verweist auf Buchung oder Kontakt. Unter jeder Antwort stehen Knöpfe: Buchung, Anrufen, Mail, passende Seite öffnen.

Und der Gästeführer je Unterkunft. Ein QR-Code in der Wohnung öffnet ihn direkt für diese Unterkunft. Oben stehen die häufigsten Fragen, darunter Themen mit Bild, ein Hofplan, Gaststätten, Einkaufsmöglichkeiten und Ausflüge. Das WLAN-Passwort sehen nur Gäste der jeweiligen Unterkunft. Die Gästeregistrierung läuft digital: Gäste tragen sich vorab ein, die Gastgeber geben frei.

Die Übergabe an das Meldesystem der Gemeinde und die Zahlung der Kurtaxe folgen als nächster Schritt. Bis dahin sind sie in der Verwaltung ehrlich als „noch nicht angeschlossen" beschriftet.

Was die KI beiträgt

Der Chat ist ein Sprachmodell mit festen Regeln. Alles Wissen kommt aus der Wissensbasis. Fragen, die er nicht beantworten kann, bekommen eine freundliche Formel mit den Kontaktwegen und landen in der Verwaltung unter „Fragen ohne Antwort". Dort machen die Gastgeber mit einem Klick einen neuen Eintrag daraus. So lernt nicht das Modell, sondern die Wissensbasis. Auch die Übersetzungen übernimmt die KI.

Ob der Gästeführer duzt oder siezt und was zum Frühstück gilt, entscheiden die Gastgeber beim Durchlesen, nicht die Technik. Deshalb prüfen sie jede Fassung, bevor sie live geht.

Zum Datenschutz: Ohne Einwilligung wird keine Nachricht gesendet, und der Chat ist als KI gekennzeichnet. Gespräche werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Ein Schalter in der Verwaltung stellt den Chat ganz ab. Ein Mensch übernimmt das Gespräch nicht live, dafür stehen Anruf und Mail als Knöpfe direkt darunter.

Was das für dich heißt

Gastro: Öffnungszeiten, Reservierung, Allergene, Parkplatz. Ein Chat, der nur aus deiner Wissensbasis antwortet, nimmt dir die Telefonate ab, die du am Herd nicht führen kannst.

Praxis: Anfahrt, Sprechzeiten, was zum ersten Termin mitzubringen ist. Wichtig ist hier die Grenze: keine medizinische Auskunft, keine Termine im Chat, Einwilligung vorab, Löschung nach Frist. Genau so ist der Chat beim Ferienhof erstellt, nur mit anderen Inhalten.

Verein: Trainingszeiten, Beitrag, Probetraining, Hallenordnung. Die Wissensbasis pflegt der Vorstand selbst, die Fragen ohne Antwort zeigen, was fehlt.

Was ich mitnehme: Die KI ist nicht der Kern. Der Kern ist eine Wissensbasis, die die Gastgeber selbst pflegen, und ein System, das ehrlich sagt, was es nicht weiß.