Ein Kalender, der zu allen Werkzeugen passt

Mein kleines Team führte seine Termine in mehreren Google-Kalendern. Das ging, solange nur Menschen hineinschauten. Sobald aber ein eigenes Werkzeug Termine brauchte, etwa die Verwaltung oder die Planung eines Partnerteams, fing der Aufbau jedes Mal von vorn an. Ich habe daraus ein eigenes Kalendersystem entwickelt, das seit September 2026 läuft.

Das Problem

Zwei Dinge störten im Alltag. Zu viele Orte: Google, die Haushalts-App, die Verwaltung. Wer wissen wollte, ob morgen etwas frei ist, musste an mehreren Stellen nachsehen. Und jedes neue Werkzeug brauchte seinen eigenen Zugang zu Google, mit eigenen Freigaben und eigenen Fehlerquellen.

Was entstanden ist

Ein Kalender, der kann, was du von Google kennst. Mehrere Kalender je Person mit eigener Farbe. Termin anlegen per Klick ins Raster oder per Ziehen. Verschieben und Verlängern mit Maus oder Finger, danach ein Rückgängig-Knopf. Wiederkehrende Termine mit der bekannten Frage, ob nur dieser, alle oder alle künftigen gemeint sind. Ansichten für Tag, Woche, Monat und Liste. Dazu Suche, Schlagworte und Anhänge.

Dazu das, was ein Team braucht. Kalender freigeben in Stufen, von „nur belegt sehen" bis „verwalten". Einladungen an beliebige Mailadressen, mit einer Terminkarte, die Gmail und Outlook als Termin erkennen. Der Eingeladene sagt über einen Link zu, ohne Konto. Erinnerungen per Mail und als Nachricht aufs Telefon. Aufgaben mit Fälligkeit, die im Raster stehen und dort abgehakt werden.

Das Herzstück ist, dass andere Programme den Kalender mitbenutzen dürfen. Jedes Werkzeug bekommt seinen eigenen Zugang mit einer eigenen Stufe je Kalender. Ein Partnerwerkzeug sieht den Arbeitskalender vollständig und vom privaten Kalender nur, dass Zeit belegt ist. Meine Verwaltung und meine Haushalts-App holen sich ihre Termine inzwischen genau dort.

Weil ich auf dem Telefon nichts vermissen wollte, folgte eine eigene Runde dafür: Halten und Ziehen, Wischen zum Blättern, Kneifen für die Zeilenhöhe. Und für den Startbildschirm gibt es eine kleine Android-App mit Widgets, die den nächsten Termin zeigen.

Wo KI geholfen hat

Ich arbeite mit Claude. Am Anfang stand ein Gespräch: Für wen ist der Kalender, was passiert mit Google, was gehört ausdrücklich nicht hinein. Die KI hat dazu recherchiert, und eine Erkenntnis hat den Entwurf verändert: Termine müssen als Ortszeit gespeichert werden, sonst rutschen beim Wechsel zur Winterzeit alle wöchentlichen Serien um eine Stunde. Darauf wäre ich erst im Oktober gestoßen.

Dann hat die KI den Kalender umgesetzt und jeden Ablauf selbst geprüft, bevor ich ihn gesehen habe. Entschieden habe ich: kein Zurückschreiben nach Google, weil der Abgleich in beide Richtungen der fehleranfälligste Teil solcher Systeme ist. Zwei Tage statt drei als Standardansicht auf dem Telefon. Und die Woche dort als Raster mit sieben Spalten, so wie Google es macht.

Am Ende prüfe ich alles am echten Gerät in der Hand, nicht nur am Schreibtisch. Ob sich ein Termin mit dem Finger sauber verschieben lässt, zeigt nur das Telefon.

Was es kostet

Für einen Betrieb entsteht ein solches System ab 3.000 Euro Festpreis, den du nach dem Erstgespräch kennst, dazu das Hosting-Paket im Monat.

Was das für dich heißt

Handwerk. Ein gemeinsamer Kalender für Büro und Monteure. Der Kunde bekommt eine Terminkarte per Mail und sagt mit einem Klick zu. Das Büro sieht alle Details, der Subunternehmer nur, wann belegt ist.

Praxis. Erinnerungen per Mail und aufs Telefon, damit Termine seltener ausfallen. Der Empfang sieht den Belegungsplan, die Behandlung die Details. Eine Absage verschwindet beim Patienten wirklich aus dem Kalender.

Verein. Der Trainingsplan als wiederkehrende Serie, mit Ausnahmen in den Ferien. Mitglieder abonnieren den Kalender auf ihrem Telefon über einen Link. Der Hallenplan der Stadt wird nur lesend eingebunden und zählt trotzdem als belegt.