Wie ein Verwaltungssystem für einen Betreuer aus Freiburg entstand: Tickets, Anträge aus Stammdaten, Fristen mit Rechenweg, KI nur auf maskierten Daten.
Ein Betreuer aus Freiburg trägt Name, Geburtsdatum und Pflegegrad in jedes Formular neu ein, schreibt denselben Brief an zehn Stellen und überträgt Fristen von Hand in den Kalender. Ich entwickle mit ihm ein System, das ihm diese Wiederholungsarbeit abnimmt. Hier erzähle ich, was es im Alltag ändert, wo KI wirklich hilft und was es kostet.
Das Problem
Rechtliche Betreuer kümmern sich um Menschen, die ihre Angelegenheiten nicht mehr allein regeln können. Eine Person betreut dabei oft mehrere Dutzend Fälle gleichzeitig. Der Betreuer hat mir seinen Arbeitstag aufgeschrieben, und darin stecken lauter Stellen, an denen Zeit verloren geht.
Die Stammdaten werden in jedes Formular neu eingetragen, und der Sozialhilfeantrag allein ist ein Formularpaket über viele Seiten. Die Bekanntgabe einer neuen Betreuung geht an bis zu zehn Stellen, jedes Mal derselbe Brief. Fristen stehen im Bescheid und müssen abgeschrieben werden, und für ein Versäumnis haftet der Betreuer persönlich. Dazu kommt die Post in drei Kanälen: Brief, Fax und das elektronische Postfach des Gerichts.
Seine bisherige Software kostet rund 300 Euro im Monat und ist für viele Betreuer gemacht, nicht für seinen Arbeitstag.
Was danach anders ist
Das Betreuungs-Cockpit ist ein Arbeitsplatz, an dem der Betreuer komplett arbeitet. Post und Mails kommen als Anliegen herein und landen bei der richtigen Akte. Jedes Anliegen wird ein Vorgang mit festem Ablauf, zum Beispiel die Übernahme einer neuen Betreuung. Anträge füllen sich per Knopfdruck aus den Stammdaten der Akte. Fristen zeigen ihren Rechenweg, etwa „Entscheidung der Pflegekasse, 25 Arbeitstage", statt nur ein Datum. Jeder Versand ist protokolliert.
Für den Hausbesuch gibt es einen mobilen Ablauf: Aufgabenliste am Handy, Fotos direkt in die Akte.
Ehrlich zum Stand: Das System ist in Entwicklung und läuft mit erfundenen Demo-Daten. Echte Gesundheits- und Vermögensdaten kommen erst hinein, wenn alles dafür bereit ist. Diese Reihenfolge ist Absicht.
Was die KI beiträgt
KI steckt an zwei Stellen: in der Entwicklung und im System selbst.
Bei der Entwicklung habe ich mit Claude gearbeitet. So bekommt ein einzelner Betrieb ein System, das zu seinem Arbeitstag passt, statt sich an eine Software für alle anzupassen.
Im System schlägt die KI vor, der Betreuer entscheidet. Sie entwirft Antworten auf Anliegen und ordnet Eingänge der passenden Akte zu. Dabei gilt eine Regel ohne Ausnahme: Die KI sieht keine Klarnamen. Namen, Nummern und Gesundheitsangaben werden vorher durch Platzhalter ersetzt, erst die fertige Antwort wird wieder mit den echten Werten zusammengesetzt. Die KI lässt sich je Akte abschalten und ist zunächst aus.
Wo Gesundheitsdaten im Spiel sind, gilt bei mir: Jeder Text, der das System verlässt, wird vor der Freigabe gelesen, nicht nur seine Beschreibung.
Was es kostet
Das Angebot an den Pilotkunden: 1.200 Euro einmalig für Einrichtung, Datenübernahme, Abläufe und Schulung. Dazu 149 Euro netto im Monat für die ersten zwölf Monate, danach 179 Euro. Darin enthalten sind drei Zugänge, das Hosting, die KI-Nutzung ohne Verbrauchsabrechnung, die Anbindung von Postfach und Fax und der Support. Der Preis gilt für ein System, das noch in Entwicklung ist und mit Demo-Daten läuft.
Was das für dich heißt
Das Muster ist überall dasselbe: Stammdaten, die in jedes Formular neu wandern, Fristen, die jemand abschreibt, und Post aus drei Kanälen.
Praxis: Rezeptanforderungen, Überweisungen und Anfragen von Kassen kommen per Mail, Fax und Telefon. Anliegen mit Zuordnung zur Patientenakte und Fristen mit Rechenweg wären derselbe Baustein. Gesundheitsdaten verlangen dieselbe Sorgfalt: KI nur ohne Klarnamen und jederzeit abschaltbar.
Verein: Mitgliedsanträge, Förderanträge, Zuschussabrechnungen. Ein Antrag, der sich aus den Stammdaten füllt, und ein Serienbrief an alle Beteiligten sparen jedes Jahr dieselben Stunden.
Handwerk: Angebot, Auftrag, Abnahme, Gewährleistung. Ein Vorgang mit festen Schritten und Fristen, an dem Mails und Fotos hängen, ist derselbe Ablauf.
Wenn du so etwas brauchst, fange ich mit deinem Arbeitstag an, nicht mit Software. Erst wenn klar ist, wo deine Zeit verloren geht, lohnt sich die Entwicklung.
Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung von KI recherchiert und entworfen, redaktionell überarbeitet von Daniel Narum.
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